Habilidades de gestión para la secretaria eficaz: organización, planificación, habilidades y protocolo

Habilidades de gestión para la secretaria eficaz: organización, planificación, habilidades y protocolo

  • Autor: Claudia Londoño, Maria
  • Editor: FC Editorial
  • ISBN: 9788415683315
  • Lugar de publicación:  Madrid , España
  • Año de publicación: 2005
  • Páginas: 360

La autora sostiene que el secreto del éxito no se encuentra en las competencias técnicas de un profesional, ni tampoco en la experiencia, sino en las habilidades vinculadas a la inteligencia emocional. La comunicación eficaz, el conocimiento de sí mismo, el comportamiento asertivo, la capacidad de negociación y resolución d e problemas y todas aquellas de carácter similar que en definitiva forman el núcleo de las competencias emocionales. El lector encontrará desarrollado el análisis de las principales habilidades personales y su aplicación en el trabajo de secretaría. Se tratan después las cuestiones relacionadas con la organización del propio trabajo y las técnicas gestión del tiempo. La segunda parte del libro esta dedicada a la aplicación práctica de lo anteriormente expuesto en las labores organizativas propias del secretariado: organización de los viajes, reuniones y eventos. Para finalizar, se presentan en apéndice algunas direcciones de sitios web sin el propósito de hacer una relación exhaustiva de direcciones sino proporcionar a los lectores algunas pistas que faciliten la búsqueda de información así como algunos portales y páginas de interés.

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  • Índice
  • Introducción
  • Capítulo 1. Secretariado, carrera profesional, formación y empleo
    • 1.1. Introducción
    • 1.2. Breve repaso histórico
      • 1.2.1. La transformación del trabajo de oficina
    • 1.3. La carrera del profesional del secretariado
      • 1.3.1. Funciones
      • 1.3.2. Titulación
      • 1.3.3. Ámbito de actuación
      • 1.3.4. Formación
      • 1.3.5. Ética de la profesión
      • 1.3.6. Panorama europeo
    • 1.4. Empleo
      • 1.4.1. Estrategias en la búsqueda de empleo
        • 1.4.1.1. Networking
        • 1.4.1.2. Bolsas de empleo
        • 1.4.1.3. Empresas de trabajo temporal
      • 1.4.2. Tipo de empresa
      • 1.4.3. Causas de la búsqueda de empleo: valores y motivaciones
      • 1.4.4. El currículum vitae
      • 1.4.5. Currículum internacional
      • 1.4.6. La carta de presentación
      • 1.4.7. La entrevista de trabajo
  • Capítulo 2. Habilidades sociales, etiqueta y protocolo
    • 2.1. Introducción
    • 2.2. Habilidades sociales
      • 2.2.1. Comunicación eficaz
      • 2.2.2. Liderazgo
      • 2.2.3. Conocimiento y dominio de sí mismo
      • 2.2.4. Empatía
      • 2.2.5. Trabajo en equipo
      • 2.2.6. Resolución de conflictos
      • 2.2.7. Caso práctico: constitución de pool de secretarias
    • 2.3. Asertividad
      • 2.3.1. Conducta asertiva o socialmente hábil
      • 2.3.2. Conducta pasiva
      • 2.3.3. Conducta agresiva
      • 2.3.4. Caso práctico: conducta asertiva, pasiva, agresiva
      • 2.3.5. Estrategias
      • 2.3.6. Conductas no asertivas
    • 2.4. Habilidades de negociación
      • 2.4.1. Caso práctico: negociación con el proveedor del material de oficina
    • 2.5. Tratamiento de reclamaciones
      • 2.5.1. Caso práctico: tratamiento de reclamaciones
    • 2.6. Imagen profesional/personal
    • 2.7. La imagen de la empresa
    • 2.8. Etiqueta y protocolo en la empresa
      • 2.8.1. Recepción de visitantes
      • 2.8.2. Caso práctico: filtrado de visitas
      • 2.8.3. Atención telefónica
        • 2.8.3.1. Recepción de llamadas
        • 2.8.3.2. Filtrar llamadas
        • 2.8.3.3. Emisión de llamadas
        • 2.8.3.4. El teléfono móvil
  • Capítulo 3. Organización del trabajo
    • 3.1. Introducción
    • 3.2. Eficacia y eficiencia
    • 3.3. Técnicas y procedimientos de simplificación del trabajo
      • 3.3.1. Organización del puesto de trabajo
      • 3.3.2. El ordenador personal
      • 3.3.3. Estandarización de los tipos de documento
      • 3.3.4. Caso práctico: diseño de formatos de documento
    • 3.4. El enfoque del trabajo como proyecto
      • 3.4.1. Fases de un proyecto
      • 3.4.2. Caso práctico: documentación de un proyecto
    • 3.5. Distribución del trabajo
      • 3.5.1. E-Office
    • 3.6. Ergonomia del puesto de trabajo
    • 3.7. Estilos de liderazgo
      • 3.7.1. Estilos clásicos: teoría X e Y de Douglas McGregor
      • 3.7.2. Estilos cl‡sicos: trabajos de Lippit y White
      • 3.7.3. Estilos actuales
    • 3.8. Estilos de organización
      • 3.8.1. Estilos de dirección o de mando
      • 3.8.2. Organización jerarquizada (Estilo Tayloriano)
      • 3.8.3. Organización centrada en las personas
      • 3.8.4. Organización centrada en los resultados
      • 3.8.5. Principales funciones directivas
    • 3.9. Trabajar con calidad
  • Capítulo 4. Gestión del tiempo
    • 4.1. Introducción
    • 4.2. Análisis del tiempo
      • 4.2.1. Caso práctico: exceso de confianza
      • 4.2.2. Causas de las pérdidas de tiempo
      • 4.2.3. Caso práctico: problemas para mantener el ritmo
    • 4.3. Ladrones de tiempo
      • 4.3.1. Desorganización personal
      • 4.3.2. Posponer las tareas: procrastinación
      • 4.3.3. Delegación poco efectiva o no saber o no querer delegar
      • 4.3.4. Interrupciones telefónicas
      • 4.3.5. Interrupciones de los compañeros de trabajo
      • 4.3.6. Visitas no programadas
      • 4.3.7. Dirección por crisis
    • 4.4. Técnicas y habilidades para la gestión del tiempo
      • 4.4.1. Consideraciones acerca del estrés
    • 4.5. Establecimiento de prioridades
      • 4.5.1. Caso práctico: prioridades
    • 4.6. La agenda
  • Capítulo 5. Los viajes
    • 5.1. Introducción
    • 5.2. La función del secretariado en la gestión de viajes
    • 5.3. Aspectos a considerar
      • 5.3.1. Objetivos generales
      • 5.3.2. Viajes transoceánicos y Jet-Lag
      • 5.3.3. Aspectos relacionados con la salud
      • 5.3.4. Seguros
      • 5.3.5. Alquiler de vehículos
      • 5.3.6. Seguridad
      • 5.3.7. Diferencias culturales
      • 5.3.8. Caso práctico: preparación del dossier para el viajero
    • 5.4. Viajes de negocios
      • 5.4.1. Previsión de contingencias
      • 5.4.2. Proceso de organización
      • 5.4.3. Caso práctico: organización de un viaje de negocios
    • 5.5. Viajes corporativos: grupos
      • 5.5.1. Viajes de incentivos
      • 5.5.2. Caso de estudio: organización de un viaje de incentivos
    • 5.6. Normativas
      • 5.6.1. Navegación aérea
      • 5.6.2. Transporte por ferrocarril
      • 5.6.3. Documentación, visados y certificados de vacunación
  • Capítulo 6. Organización de reuniones
    • 6.1. Introducción
    • 6.2. Concepto de reunión
      • 6.2.1. Estructura de las reuniones
    • 6.3. Tipos de reunión
      • 6.3.1. Caso práctico
    • 6.4. Claves para organizar reuniones
      • 6.4.1. Convocatoria
      • 6.4.2. Caso práctico: elaboración del orden del día
      • 6.4.3. Aspectos logísticos
        • 6.4.3.1. Salas y equipamiento
        • 6.4.3.2. Medios audiovisuales
        • 6.4.3.3. Catering
      • 6.4.4. Material necesario: documentación asociada a las reuniones
      • 6.4.5. Comunicación y protocolo
    • 6.5. Documentos
      • 6.5.1. Documentación de carácter informativo: presentaciones e informes
        • 6.5.1.1. Presentaciones
        • 6.5.1.2. Informes
      • 6.5.2. Documentos orientados al cumplimiento de normativas: actas y otros
        • 6.5.2.1. Acta de la reunión
        • 6.5.2.2. Carta de delegación de la representación y voto
      • 6.5.3. Caso práctico: asistencia a una reunión
  • Capítulo 7. Organización de eventos
    • 7.1. Introducción
    • 7.2. La función del profesional del secretariado en la organización de eventos
    • 7.3. Concepto de evento
      • 7.3.1. Caso práctico: identificación del tono
    • 7.4. Puntos clave en la organización de eventos
      • 7.4.1. Lista de actividades
    • 7.5. Tipos de evento
      • 7.5.1. Eventos institucionales
        • 7.5.1.1. Caso práctico: organización de la junta de accionistas
      • 7.5.2. Eventos sociales
        • 7.5.2.1. Caso práctico: inauguración de un Centro de Recepción de Llamadas (CRM -Customer Relationship Management)
      • 7.5.3. Eventos profesionales
    • 7.6. Gestión de invitaciones
      • 7.6.1. Formato de la invitación
      • 7.6.2. Elaboración de las listas de invitados
    • 7.7. Estudio de un caso paradigmático: organización de congresos
      • 7.7.1. Definición del programa de organización
  • Apéndice I. Guía de direccciones de internet
  • Bibliografía

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