Técnicas de archivo y documentación en la empresa

Técnicas de archivo y documentación en la empresa

  • Author: Parera Pascual, Cristina
  • Publisher: FC Editorial
  • ISBN: 9788492735655
  • eISBN Pdf: 9788415683520
  • Place of publication:  Madrid , Spain
  • Year of publication: 2012
  • Pages: 217

Hay dos razones fundamentales que justifican este libro. La primera es tratar de aliviar con algunos consejos la ardua tarea que para muchos implica conseguir tener los documentos y la información organizada. Y la segunda es transmitir la importancia que hoy día tiene establecer en las empresas criterios lógicos y eficaces para los archivos. Dada la diversificación creciente de los medios en los que acumularemos toda la documentación e información (CD, discos ópticos, etc.), sin estos criterios de eficacia, la versatilidad y capacidad de los medios no será rentable y producirá más caos que soluciones. Como profesionales, nos referimos al Archivo con frecuencia dentro de un contexto de desesperación, preocupación o aburrimiento. Abordar el tema del "Archivo" puede parecer una temeridad digna de mejor causa. A pocas personas parece agradarles el tiempo que tienen que dedicar al archivo, y reconocen que archivar no les gusta. Sin embargo, ese disgusto se debe principalmente a la visión de un archivo desorganizado. Por el contrario, un archivo que nos permite encontrar la información fácilmente, con sus títulos bien alineados, legibles y de fácil acceso, produce siempre una sensación de placer y satisfacción, ya sea en el entorno personal o en el profesional. El archivo, en ocasiones, es una asignatura pendiente. Y sin embargo, es una tarea fácil y sencilla de aprender y de poner en práctica. Con este ánimo se aborda este libro. Nuestra ilusión es que, con la única condición de dedicarle un poco de tiempo a la lectura de este libro pueda usted encontrar, de manera inmediata, criterios útiles y fáciles, así como consejos prácticos, que le ayudarán a guardar, encontrar, controlar y eliminar sus archivos y documentos.

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  • Title page
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  • Índice
  • Capítulo 1. Preliminares
    • 1.1. Introducción
    • 1.2. Archivar puede llevar tiempo
    • 1.3. Puede "no saber" cómo archivar las cosas para poder encontrarlas después
  • Capítulo 2. Bases para el funcionamiento de un archivo
    • 2.1. La importancia del archivo en la empresa moderna
    • 2.2. Gestión de documentos
    • 2.3. Aprender a tirar
    • 2.4. ¿Por qué es tan difícil tirar?
    • 2.5. La gestión eficaz de la información
      • 2.5.1. El papeleo
      • 2.5.2. Formas inteligentes de usar su agenda-calendario
      • 2.5.3. Citas
      • 2.5.4. Clasificador para archivos de acción
      • 2.5.5. ¿Dónde colocar nuestros archivos de acción?
    • 2.6. Conceptos clave de un archivo
      • 2.6.2. Finalidad del archivo
      • 2.6.3. Fundamentos metodológicos de un archivo
        • Lógica
        • Rigor
        • Sencillez
      • 2.6.4. Crietrios para un archivo eficaz
        • Criterios inequívocos
        • Criterios explícitos
        • Criterios objetivos
      • 2.6.5. Organización básica de un archivo eficaz
        • Normas o Manual de archivo
        • El Índice
        • Instalaciones
      • 2.6.6. Niveles de archivo
        • Archivo activo
        • Archivo semiactivo
        • Archivo inactivo
      • 2.6.7. Clases de archivo
        • Archivo centralizado
        • Archivo descentralizado o departamental
        • Archivo mixto
        • Ventajas e inconvenientes de las clases de archivo
      • 2.6.8. Sobre el archivo central
        • Aplicación informática y confidencialidad
      • 2.6.9. Criterios de clasificación de grupos de documentos
        • Series de documentos
        • Principio orgánico
        • Principio funcional
        • Principio de procedimiento
      • 2.6.10. Ciclo de vida de un archivo
      • 2.6.1. Funciones del archivo
  • Capítulo 3. Reglas básicas de los sistemas de archivo
    • 3.1. Conceptos básicos de archivo
      • 3.1.1. Título
      • 3.1.2. Unidad
      • 3.1.3. Clasificar
      • 3.1.4. Alfabetizar
    • 3.2. Reglas de clasificación
    • 3.3. Reglas para alfabetizar nombres de individuos
    • 3.4. Referencias cruzadas para nombres de individuos
    • 3.5. Reglas de alfabetización para nombres de empresas comerciales, organismos, sociedades, etc.
    • 3.6. Referencias cruzadas para empresas, instituciones o sociedades comerciales
  • Capítulo 4. Sistemas de clasificación de archivos
    • 4.1. Cuadro general de los sistemas de clasificación de archivos
    • 4.2. Sistema alfabético
      • 4.2.1. Organización de un sistema de archivo
        • Las guías primarias
        • Las guías secundarias o especiales
        • Carpeta de asuntos varios
    • 4.3. Archivo alfabético por temas o asuntos
      • 4.3.1. Índice auxiliar alfabético
      • 4.3.2. Usos del archivo alfabético por temas
        • Ventajas e inconvenientes del archivo alfabético “diccionario”
        • Ventajas e inconvenientes del archivo alfabético “enciclopédico”
    • 4.4. Archivo geográfico
      • 4.4.1. Utilidad del sistema geográfico
      • 4.4.2. Organización de un archivo geográfico
        • Organización física de un archivo geográfico
      • 4.4.3. Arreglo de documentos en las carpetas
        • Colocación de los documentos en las carpetas de un archivo geográfico
      • 4.4.4. Índices auxiliares precisos para un archivo geográfico
        • Índice de tarjetas auxiliares
        • Referencia cruzada geográfica
        • Archivos geográficos de tarjetas
    • 4.5. Archivo numérico
      • 4.5.1. Numérico directo natural
        • Archivo cronológico o de “lectura”
        • Archivo de “asuntos pendientes”
        • Archivo terminal
      • 4.5.2. Numérico indirecto o codificado
        • Sistema dúplex
        • Sistema CDU (Clasificación Decimal Universal)
        • Ventajas e inconvenientes del archivo numérico indirecto o codificado
        • Organización del archivo numérico indirecto de correspondencia
      • 4.5.3. VENTAJAS E INCONVENIENTES DE LOS
    • 4.6. Archivo alfanumérico
    • 4.7. Criterios para la selección de un sistema de archivo
  • Capítulo 5. Mecánica del archivo
    • 5.1. Tratamiento de la correspondencia
      • 5.1.1. El correo
      • 5.1.2. Pasos para archivar
        • Inspección
        • Clasificación
        • Codificación
        • Prearchivo
        • Archivo
      • 5.1.3. Ideas para archivar con facilidad
    • 5.2. Gestión y organización de nuestros archivos informárticos
      • 5.2.1. Relación archivos en papel / ordenador
      • 5.2.2. ¿Cómo utilizar los diferentes programas de soporte lógico (software) para guardar los documentos de manera organizada y accesible?
      • 5.2.3. ¿Cómo organizarse? El índice en el explorador de windows
        • A) ¿Cómo mover Archivos a otro Directorio o carpeta?
      • 5.2.4. Localización inmediata de archivos
      • 5.2.5. ¿Cómo cambiar el directorio por defecto de word?
      • 5.2.6. ¿Cómo buscar documentos en el ordenador?
        • Hipervínculos
      • 5.2.7. ¿Cómo prevenir el desastre? Haga copia de seguridad (back up)
      • 5.2.8. Eliminación de archivos (papelera de reciclaje)
      • 5.2.9. Imprimir pantalla (Pantallazo)
      • 5.2.10. Los atajos del teclado
      • 5.2.11. Correo electrónico (E-mail)
        • Prearchivo
        • Si no tiene correo externo
        • Reglas de distribución automática de mensajes en Outlook Express
        • Creación de plantillas para mensajes (E-mail)
        • Creación de firmas para mensajes
    • 5.3. Internet: búsquedas
      • 5.3.1. Fuentes de información
      • 5.3.2. Cómo utilizar el archivo de "favoritos"
        • Cómo organizar las direcciones de "Favoritos"
      • 5.3.3. Impresión de páginas web con marcos
      • 5.3.4. Historial
      • 5.3.5. Búsquedas dentro de una página web
      • 5.3.6. Buscadores
        • Comillas
        • Mayúsculas
        • Operadores Booleanos
        • Siglas
      • 5.3.7. Mestabuscadores
      • 5.3.8. La "netiquette": pautas para el uso correcto de e-mails
        • La regla de oro en las comunicaciones informáticas
      • 5.3.9. Netiquette en los diferentes servicios
      • 5.3.10. Google desktop
  • Capítulos 6. Control, seguimiento, transferencia y eliminación de archivos
    • 6.1. El responsable del archivo
    • 6.2. Control de documentos
      • 6.2.1. Mecánica para el control de documentos
        • Salida de documentos de nuestros archivos activos
        • Salida de documentos desde un archivo semiactivo o inactivo
      • 6.2.2. Documentos que enviamos para ser revisados por varios departamentos
        • El Comprobante de Ruta
    • 6.3. Seguimiento de documentos prestados
      • 6.3.1. El archivo "recordatorio"
      • 6.3.2. Archivo de "asuntos pendientes"
    • 6.4. Resumen de materiales necesarios para el control y seguimiento de documentos
    • 6.5. Transferencia de documentos
      • 6.5.1. Plan de transferencias
        • Transferencia periódica
        • Transferencia perpetua
        • Aplicación informática
    • 6.6. Eliminación de documentos
    • 6.7. Tratamiento de la documentación de los archivos
  • Capítulo 7. Equipos y sistemas de conservación de documentos
    • 7.1. Equipos y materiales
    • 7.2. Selección de equipos
      • 7.2.1. Archivos verticales
        • Capacidad de los cajones de archivo
        • Diversos tipos de archivos verticales
      • 7.2.2. Archivos horizontales
      • 7.2.3. Archivadores de anillas
      • 7.2.4. Carpetas colgantes
      • 7.2.5. Subcarpetas
      • 7.2.6. Guías para archivo
    • 7.3. Tarjeteros y tarjetas de registro
      • 7.3.1. Archivos de tarjetas
      • 7.3.2. Tipos de tarjetas
      • 7.3.3. Preparación de tarjetas o registros
    • 7.4. Bases de datos informatizadas
    • 7.5. Sistemas de conservación
      • 7.5.1. Microfilmación
      • 7.5.2. Archivo informatizado con escáner y software para windows
    • 7.6. Criterios de conservación de documentos
    • 7.7. Evaluación de los sistemas
      • 7.7.1. Promedio de actividad
      • 7.7.2. Promedio de exactitud

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